DirectumRX: Документы

DirectumRX обеспечивает полный цикл управления документами от их создания и согласования до отправки в архив и удаления.

Создание документов

В DirectumRX существует несколько типов документов, для которых разработаны карточки с набором необходимых реквизитов
Окно выбора типа документа
Окно выбора типа документа
 
Создать документ можно из шаблона, загрузить его из файла или со сканера. Шаблоны для разных типов документов настраиваются и выбирается в соответствии с внутренними правилами организации. А автозаполнение текста позволяет автоматически подставлять в тело документа реквизиты и данные из системы
При сканировании образы документов можно предварительно просмотреть, поменять порядок их следования, удалить неудачные и сделать новые. А чтобы занести документы из Microsoft Outlook или с рабочего стола, их достаточно «перетащить» в систему (drag'n'drop).
Окно сканирования документа
Окно сканирования документа
 
Для обеспечения необходимого уровня безопасности и конфиденциальности, каждому электронному документу назначаются права доступа: полные, на изменение или просмотр содержимого.
 
С технической точки зрения, работа с документами осуществляется через ссылки, в то время как сами документы располагаются в едином хранилище. Ссылки на документ могут находиться в нескольких папках, при этом во всех папках будет вестись работа с одним и тем же документом. Такой подход гарантирует единство и сохранность информации, упрощает работу пользователей.
 
Для быстрого доступа к документам одной тематики их можно связывать между собой, например, договор с перепиской, дополнительными соглашениями, актами и счетами.
Связи документа
Связи документа
 

Версии, история, контроль бизнес-процессов

Каждый документ может иметь неограниченное количество версий разных форматов. Версионность позволяет отслеживать актуальность содержащейся в документе информации и внесенные изменения на каждой стадии его жизненного цикла, помогает избежать накопления дублей документов.
Версии документа
Версии документа
 
Также ведется история работы с документами: кто и когда их просматривал или изменял, настраивал права доступа или подписывал. Если действие выполнил замещающий сотрудник, информация об этом также фиксируется в истории.
История работы с документом
История работы с документом
 
На специальной закладке «Задачи» отображается состояние инициированных по документу процессов (задач, поручений) и результатов их исполнения.
Закладка «Задачи»
Закладка «Задачи»
 

Электронная подпись

В DirectumRX реализована возможность подписания документов электронной подписью (ЭП): визирующей и утверждающей. Визирующая подпись свидетельствует о том, что пользователь, подписавший документ, с ним ознакомился (завизировал его). Утверждающая подпись может быть поставлена ограниченным кругом лиц в рамках заданных полномочий (как правило топ-менеджмент) и свидетельствует об окончательном утверждении документа.
Электронные подписи документа
Электронные подписи документа
 
На время своего отсутствия руководитель может передать заместителю полномочия по подписанию документов. Для этого в DirectumRX настраивается право подписи и условия (например, ограничение по сумме и виду документа), указывается доверенность или приказ, на основании которых оно предоставлено.
ЭП любого вида, поставленная на версии документа, защищает ее от изменений.
 

Поиск документов

Документ и любой объект системы можно по набору реквизитов. Для этого необходимо выбрать тип объекта и ввести нужные параметры. Критерии уже заданного поиска всегда можно изменить, т.е. нет необходимости всякий раз инициировать новый процесс.
Поиск документов
Поиск документов
 

Автоматизируйте документооборот с DirectumRX

DirectumRX позволяет построить эффективную работу с документами за счет:
  • гибкой поддержки жизненного цикла и актуальности состояния документов;
  • быстрого занесения информации в систему;
  • надежного хранения документов, в том числе в разных форматах;
  • соблюдения режима конфиденциальности доступа к документам, предотвращения потери документов;
  • ведения версионности и истории работы с документом;
  • контроля бизнес-процессов, в которых задействован документ;
  • применения ЭП;
  • быстрого поиска необходимой информации.

 

Узнайте больше по телефону.

или отправьте Ваш вопрос на e-mail: asp@aspcom.ru

или просто нажмите: