Финансовый архив old

Решаемые бизнес-задачи

Любая компания работает с большим объемом первичных финансовых документов (накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ, счета на оплату и т.д.). Как правило, эта работа заключается в оперативной обработке исходящих и входящих документов, их хранении, поиске для анализа и сверок, а также в подготовке к различным проверкам. Благодаря бизнес-решению "DIRECTUM: Финансовый архив" все перечисленные процессы могут быть автоматизированы и переведены на более качественный и оперативный уровень исполнения.

Для построения эффективной работы с финансовой документацией разработано специализированное бизнес-решение — "DIRECTUM: Финансовый архив".

Основная задача при внедрении бизнес-решения — не просто автоматизировать работы с финансовой документацией, а, используя опыт и лучшие практики, определить наиболее оптимальный вариант работы для конкретной организации, регламентировать бизнес-процессы и провести внедрение технического решения.

Бизнес-решение "DIRECTUM: Финансовый архив" обеспечивает решение следующих бизнес-задач:

  • Подготовка к налоговым и аудиторским проверкам: просмотр образов первичных документов из финансово-учетной системы, автоматическая подготовка и распечатка комплектов документов для налоговых проверок (камеральных и встречных), а также автоматическая подготовка описей.
  • Поддержка внеофисного хранения бумажных оригиналов документов: доступ к образам всех первичных документов, переданных на внеофисное хранение, формирование описей, фиксирование местонахождения и изъятия оригиналов документов, контроль возврата оригиналов документа.
  • Работа с исходящими первичными документами: фиксирование истории работы с исходящими первичными документами при ручном внесении правок в оригиналы, оперативная доставка образов исправленных документов к местам обработки оператором и внесения корректировок, контроль возврата от контрагентов оригиналов документов (накладных, актов выполненных работ, договоров и др.).
  • Ведение претензионной деятельности: учет претензий от контрагентов, ведение документальной истории работы с контрагентами.
  • Осуществление оперативного проведения инвентаризаций и сверок с контрагентами.
  • Поиск документов по реквизитам, формирование комплектов: хранение документов в архиве с единой точкой доступа ко всему архиву, оперативный поиск образов документов, формирование комплектов первичных документов.
  • Обращение к документам филиалов и удаленных подразделений: контроль правильности разнесения расходов по статьям бюджетов, оперативное обращение к документам филиалов в рамках других бизнес-задач.
  • Распознавание и автоматическое внесение данных из первичных документов в финансово-учетную систему.

Исходя из решаемых задач, основными бизнес-заказчиками решения могут выступать бухгалтерия и финансовый отдел, юридический и договорной отделы, а также отдел материально-технического снабжения. Кроме того, при внедрении бизнес-решения заинтересованными лицами выступают руководители подразделений, архивариус, взаимодействующий с внеофисным архивом, высшее руководство.

Работа с бизнес-решением

Схема движения документов

Бизнес-решение "DIRECTUM: Финансовый архив" позволяет контролировать все этапы работы с финансовыми документами.

Формирование исходящих первичных документов. Первичные документы формируются из финансово-учетной системы, при этом на каждый документ автоматически наносится штрих-код DIRECTUM.

После того, как обе стороны подпишут документы (внесут в них правки), документы будут отсканированы и занесены в электронный архив DIRECTUM. При этом образы документов автоматически свяжутся с соответствующими бизнес-объектами финансово-учетной системы.

После сканирования образы документов хранятся в едином электронном архиве под управлением DIRECTUM Storage Services. На все документы автоматически назначаются права доступа в соответствии с заданными правилами.

При выполнении этого процесса, как правило, не требуется распознавание образов исходящих первичных документов, так как вся информация по исходящим документам уже содержится в финансово-учетной системе в структурированном виде.

Таким образом, обеспечивается возможность оперативной сверки существующих в финансово-учетной системе данных и актуальной информации из оригиналов документов, гарантируется достоверность данных.

Работа с входящими первичными документами. Первичные документы поступают в различные подразделения организации: бухгалтерию, приемную, отдел материально-технического снабжения и т.д. После поступления документы передаются на сканирование оператору. Сканирование и занесение в систему DIRECTUM возможно одним из следующих способов (возможно совместное использование разных вариантов):

  1. Сканирование из интерфейса системы DIRECTUM.
  2. Потоковое сканирование с предварительной регистрацией и нанесением штрих-кода.
  3. Потоковое сканирование с последующим распознаванием реквизитов и занесением данных в финансово-учетную систему (например, в SAP, Microsoft Dynamics AX, 1С и др.).

В итоге вся необходимая документация попадает в систему своевременно, исключаются потери данных.

Внесение первичных финансовых документов в единый электронный архив может осуществляться как в центральном офисе, так и в удаленных подразделениях. Для удобства поиска все первичные документы идентифицируются в электронном архиве по основным реквизитам (дата, номер, юридическое лицо, площадка отгрузки и т.д.), а также содержат информацию о местах хранения оригинала, месте возникновения документа и т.д.

Оперативное внесение больших объемов первичных документов в единый электронный архив и данных из первичных документов в финансово-учетную систему возможно за счет использования интегрированного решения со средством распознавания гибких форм (ABBYY FlexiCapture).

Подготовка к налоговым проверкам. Сокращение трудозатрат на подготовку к камеральным и встречным проверкам обеспечивается за счет хранения и быстрой подборки образов первичных документов. При этом возможна печать отдельных документов или перечня документов, присутствующих в подготавливаемых отчетах (например, книги покупок и продаж). Кроме этого, после печати автоматически формируются описи распечатанных документов.

При налоговых проверках из финансово-учетной системы формируются отчеты (например, книга продаж или покупок). Одновременно с этим из DIRECTUM автоматически печатаются образы документов, присутствующих в отчете. Далее автоматически формируется отчет с описью распечатанных документов и также распечатывается.

Для контроля возврата оригиналов первичных документов производится анализ комплектов в DIRECTUM. По истечении срока возврата оригинала (например, больше 1 месяца) формируется уведомление сотруднику бухгалтерии или другого ответственного подразделения. Таким образом, повышается надежность и достоверность отчетности, гарантируется возврат оригиналов документов.

Хранение финансовых документов. При использовании внеофисного хранения оригиналов первичных финансовых документов компания, оказывающая услуги внеофисного хранения, предоставляет короба для упаковки документов. Документы помещаются в короб, при этом DIRECTUM позволяет автоматически готовить опись документов. Опись может быть подготовлена на основе штрих-кода, наносимого при регистрации документов в финансово-учетной системе, а также на основе номера короба, указанного в карточке первичного финансового документа.

При офисном хранении в карточке первичного финансового документа указывается дело финансового архива. Для каждого дела финансового архива определяется место его хранения в офисе с целью оперативного поиска и выемки оригинала документа.

Использование возможностей набора средств интеграции DIRECTUM Integration Toolset позволяет привязать образ документа, хранящегося в DIRECTUM, к записи первичного входящего документа в финансово-учетной системе. Обратиться к образу документа, регистрационной информации, истории обращений и т.д. из финансово-учетной системы можно непосредственно через интерфейс системы, отчеты, процесс учетной системы и т.д.

Новые заведенные образы документов добавляются в комплект к существующему договору либо дополнительному соглашению. Комплектование документов в DIRECTUM производится на основе имеющихся связей финансово-учетной системы.

Это гарантирует уполномоченному сотруднику оперативный доступ к необходимому документу и всей связанной с ним документации.

Бизнес-эффект

С помощью бизнес-решения "DIRECTUM: Финансовый архив" работа с финансовой документацией значительно упрощается и становится управляемой, предсказуемой и контролируемой:

Бухгалтерия:

  • Сокращение трудоемкости на подготовку к налоговым проверкам.
  • Сокращение затрат времени на получение доступа к первичным документам, помещенным в архив.
  • Упрощение проведения сверок с контрагентами.
  • Сокращение периодичности проведения сверок и инвентаризаций.
  • Контроль возврата оригиналов финансовых документов.
  • Сокращение трудоемкости на внесение данных из первичных документов в финансово-учетную систему.
  • Упрощение получения доступа и хранения финансовых отчетов за истекшие периоды.
  • Сокращение потерь оригиналов первичных документов и их копий.

Финансовый отдел:

  • Упрощение получения доступа и хранения финансовых отчетов за истекшие периоды.
  • Контроль правильности разнесения расходов по статьям бюджетов.
  • Сокращение трудозатрат на поиск финансовых документов при ведении контрольно-аналитической работы.
  • Ведение истории оплат и других финансовых отношений с контрагентами.

Юридический отдел/договорной отдел:

  • Сокращение трудоемкости на обработку претензий от контрагентов.
  • Сокращение затрат времени на обращение к комплектам документов.
  • Ведение истории работы с первичными документами при повторной выписке или исправлениях (в т.ч. ручных).
  • Сокращение потерь оригиналов первичных документов и их копий.

Отдел материально-технического снабжения:

  • Сокращение трудозатрат на поиск и обработку первичных финансовых документов.
  • Сокращение потерь оригиналов первичных документов и их копий.

Руководители подразделений:

  • Сокращение затрат времени на обращение к документам.

Архивариус, взаимодействующий с внеофисным архивом:

  • Сокращение трудозатрат на подготовку описей документов для внеофисного архива.
  • Сокращение трудозатрат на определения местонахождения оригинала документа во внеофисном архиве.
  • Сокращение количества запросов во внеофисный архив по поручениям бизнес-пользователей.

Высшее руководство:

  • Повышение внутренней безопасности работы с финансовыми документами.
  • Повышение эффективности использования рабочего времени сотрудниками, работающими с финансовыми документами.
  • Сокращение трудозатрат сотрудников при работе с финансовыми документами.
  • Сокращение потерь оригиналов первичных документов и их копий.
  • Создание единого места хранения всех финансовых документов организации.