Управление договорами wiki

Решаемые бизнес-задачи

По статистике, от 10 до 25% документов в организации — это договорные документы: договоры, приложения к договорам (например, спецификации, план-графики), дополнительные соглашения, протоколы разногласий и протоколы согласования разногласий, входящие счета на оплату, акты и приложения к ним.

Работа с договорной документацией состоит из большого количества этапов: подготовка, согласование, подписание, регистрация, контроль возврата договора от контрагента. Часто прохождение этих этапов занимает длительное время и не всегда соответствуют утвержденным в организации регламентам (если они существуют). При этом в работу с договорами вовлечены ключевые сотрудники организации, квалификация и время которых особенно ценны: руководители подразделений, бухгалтерия и финансовая служба, сотрудники отделов, ответственные за заключение договоров.

Очевидно, что договорная работа является основой ведения любого бизнеса. От того, насколько эффективно она построена, во многом зависит конкурентоспособность и имидж организации.

Для построения эффективной работы с договорами всех сотрудников создано специализированное бизнес-решение — "DIRECTUM: Управление договорами".

Основная задача при внедрении бизнес-решенияне просто автоматизировать процесс управления договорами, а, используя опыт и лучшие практики, определить наиболее оптимальный вариант работы для конкретной организации, регламентировать бизнес-процессы и провести внедрение технического решения.

Решение "DIRECTUM: Управление договорами" направлено на оптимизацию ключевых бизнес-процессов работы с договорами, что позволяет решать следующие бизнес-задачи:

  • Согласование договорных документов, включающее разработку проектов договоров, их согласование во всех инстанциях (юридический отдел, бухгалтерия, финансовый отдел, служба безопасности и др.), дальнейшее утверждение и подписание ЭЦП с учетом полномочий подписывающего лица в соответствии с регламентами (сумма договора, категория договора и др.). 
  • Формирование листа визирования на основе электронных подписей (ЭЦП) договорных документов. 
  • Регистрация договорных документов, обеспечение отправки контрагентам и контроль их возврата. 
  • Надежное хранение всех договорных документов в соответствии с правами доступа на период исполнения обязательств по договору и архивное хранение в дальнейшем. 
  • Оперативный поиск договоров по заданным реквизитам и по тексту документа, формирование комплектов документов по каждому договору и навигацию по ним. 
  • Ведение шаблонов договорных документов, включающее разработку, согласование, утверждение и публикации шаблонов и образцов. 
  • Подготовка отчетности в различных разрезах по договорной работе. 

 

Исходя из решаемых задач, основными бизнес-заказчиками решения могут выступать высшее руководство, договорной отдел, юридический отдел. Кроме того, при внедрении бизнес-решения заинтересованными лицами выступают руководители подразделений, сотрудники, ответственные за ведение договоров, бухгалтерия и финансовая служба.

Подробнее о бизнес-решении "Управление договорами" на сайте компании DIRECTUM по ссылке.

 

Бизнес-эффект

С помощью бизнес-решения "DIRECTUM: Управление договорами" процессы работы с договорами значительно упрощаются и становятся управляемыми, предсказуемыми и контролируемыми. Уменьшаются риски срыва сроков согласования договорных документов, так как согласование договора проходит через всех необходимых участников процесса с контролем сроков согласования. Обеспечивается централизованное хранение информации по договорам с учетом гибкого разграничения права доступа.

В итоге достигается значительный эффект как для организации в целом, так и для отдельных категорий сотрудников.

Высшее руководство:

 

  • Ускорение процесса заключения договоров. 
  • Повышение внутренней безопасности работы с договорными документами.
  • Сокращение вероятности наступления договорных рисков, связанных с недостаточной проработкой условий договора (например, срыв поставок, задержки сроков выполнения работ, возникновение судебных споров и штрафов).
  • Повышение эффективности использования рабочего времени сотрудниками, участвующими в договорных процессах.
  • Сокращение затрат на расходные материалы.
  • Сокращение случаев утерь договорных документов и их копий.
  • Повышение контроля исполнения договорных обязательств.

Юридический отдел:

 

  • Контроль корректности содержания договоров. 
  • Контроль использования утвержденных шаблонов договорных документов.
  • Использование централизованного хранения всех договорных документов и их версий.
  • Контроль соблюдения регламентов согласования договорных документов.
  • Предупреждение применения штрафных санкций и минимизация возникновения спорных ситуаций.

Договорной отдел:

 

  • Упрощение доступа ко всему пакету договорных документов (досье). 
  • Оперативный контроль состояния согласования/заключения договоров.
  • Упрощение подготовки и анализа сводной информации по договорным документам в различных разрезах и формирование отчетности.

Руководители подразделений:

 

  • Контроль загрузки исполнителей по договорам. 
  • Контроль соблюдения регламентов согласования договорных документов.
  • Упрощение доступа ко всему пакету договорных документов (досье).
  • Контроль выполнения задач/нормативов структурного подразделения.

Сотрудники, ответственные за договорную работу:

 

  • Сокращение как общей длительности согласования договорных документов, так и длительности отдельных этапов.
  • Использование единого реестра контрагентов и контактных лиц контрагентов.
  • Упрощение и ускорение подготовки текстов договоров и сопутствующих документов.
  • Упрощение доступа ко всему пакету договорных документов (досье).
  • Оперативный контроль состояния согласования/заключения договоров.

Бухгалтерия/финансовая служба:

 

  • Упрощение доступа ко всему пакету договорных документов (досье). 
  • Упрощение планирования оплат по договорам.

Заказать обратный звонок