Поставщики продуктов просят облегчить электронный документооборот. Все плюсы и минусы ЭДО. Мнение экспертов

“Руспродсоюз” просит запретить требовать бумажные копии электронных ветеринарных сертификатов системы Россельхознадзора «Меркурий» при приемке товара. О причинах такого решения сегодня в статье.

Пандемия ускорила и изменила многие процессы в экономике, политике, сфере образования, а также в торговле. Чтобы остаться на плаву предприниматели в экстренном порядке принимают спешные решения. Хорошо это или плохо? Покажет время. Но факт – мы все “проснулись” от привычного образа жизни. Ситуация с коронавирусом показала, что есть что менять.

Например, исполнительный директор «Руспродсоюза» Дмитрий Востриков предложил властям предоставлять ветеринарные сертификаты только в электронном виде и перевести на такой формат часть коммуникации с торговыми сетями. То есть отменить бумажные копии электронных ветеринарных сертификатов системы Россельхознадзора «Меркурий» при приемке товара. На что РСХН ответил отказом.

 

ПРИЧИНЫ “РУСПРОДСОЮЗА”

  1. Сегодня в пищевых компаниях на рабочих местах находятся только сотрудники, для которых это необходимое условие исполнения обязанностей, а другие службы переведены на удаленный режим. Но их полная работа вне офиса невозможна без «срочного решения» ряда вопросов – говорит Востриков;
  2. Перевод процессов в электронный режим снизит расходы на бумажные документы и исключит необходимость вывода на работу большого числа сотрудников, что благоприятно скажется на борьбе с пандемией, говорит зампред правления «Руспродсоюза» Дмитрий Леонов. Кроме того, это позволит усовершенствовать работу с контрагентами в будущем;
  3. «Руспродсоюз» хочет перевести в ЭДО документы, которые используются для работы с контрагентами: договоры поставки, протоколы разногласий и пр. Кроме того, предлагается отменить контроль путевых бумажных документов, а также сделать электронным процесс получения справок из налоговой и отправки документов в органы исполнительной власти.

Дмитрий Востриков в письме господину Чернышенко также говорит о высокой стоимости ЭДО и просит субсидировать расходы на подключение и обслуживание системы. Заместитель гендиректора SAP CIS Юрий Бондарь отмечает, что субсидии обычно предполагают инвестиции и затем возврат средств путем налоговых или иных льгот, а это «достаточно долгий путь». Процесс требует серьезной госпрограммы и нескольких лет, а в сложившихся условиях это одни из самых дефицитных ресурсов, заключают в АКОРТ.

Однако стоимость ЭДО вполне доступна в ЗАО “АСП”. Мы спросили менеджера по проектам Алексея Бабакина действительно ли сложно перейти предприятиям на ЭДО?

-Алексей, нужен ли вообще ЭДО и в чем его преимущества?

-Конечно электронный документооборот не только нужен, но и важен. Назову основные плюсы:

  • Удобство и скорость в передаче документов. То есть не нужно ждать когда дойдет почтовое отправление в реалиях работы почтовых служб и тем более в условиях пандемии, которая не известно насколько затянется. Электронные документы передаются мгновенно и их сразу видят контрагенты и могут оперативно принять решение о подписании тех или иных документов в электронном виде. Время -это самый дорогой ресурс в наше время, которое экономит ЭДО.
  • Это юридически значимые документы, имеют такую же юридическую силу, как оригинал на бумажном носителе . Можно передавать договора, счета-фактур, акты и др. В налоговой утвержден формат в электронном виде.
  • Надежность и безопасность. Все документы подписываются электронно-цифровой подписью с использованием криптозащиты и соответственно злоумышленники не смогут получить доступ к этим документам. Доступ имеют только отправитель и получатель.
  • Стоимость. ЭДО гораздо дешевле, чем бумажный документооборот. К примеру отправка 15 бумажных листов почтой России выйдет весом примерно 100 гр. и стоимостью около 35 рублей за этот комплект документов. Если посчитать стоимость после внедрения ЭДО, то цена отправки этого же комплекта документов будет около 5 рублей.

Также мы понимаем, что полностью избавиться от бумажных ветеринарных сертификатов нельзя потому что бумажный носитель требуют при проверке на постах контроля, при приемке товара и т.д. Поэтому мы с помощью нашего решения ЗАО “АСП” помогаем компаниям перевести бумажные документы в электронный архив и упорядочить хранение сканированных копий документов в финансовом архиве. Здесь полностью процесс автоматизирован. Клиенту не надо искать по стеллажам свои бумаги, т.к. все находится в быстром доступе. Исключены потери документа, также исключен человеческий фактор с работой документов. Все что нужно ввести в поиске номер договора или контрагента и моментально находится документ в электронном виде. Экономия времени до 70%.

-Алексей, многие представители бизнеса говорят о том, что внедрение ЭДО занимает много времени. Так ли это на самом деле?

-В ЗАО “АСП” мы предлагаем клиентам внедрение электронного документооборота в течение 1 месяца в зависимости от бизнес-процессов организации. В целом внедрение может происходить от 1 до 2-х месяцев. Повторюсь, что все зависит от специфики бизнеса, как хотят внедрить ЭДО. Допустим, быстрое внедрение, если клиент хочет только программу без интеграции с учетной системой.

-Хорошо. Сориентируйте меня по стоимости внедрения ЭДО. В Ассоциации компаний розничной торговли (АКОРТ) считают, что перевод упомянутой документации в электронную форму позволит ускорить работу, но это потребует времени и больших финансовых затрат.

-Стоимость тарифицируется по количеству передаваемых документов в год. Если, допустим, брать 10 тысяч документов в месяц, то 1 документ выходит до 5 рублей. Вы помните тарифы, например, “Почты России” вот и посмотрите – выгода очевидна по стоимости.

-Куда могут обратиться наши читатели, чтобы задать Вам уточняющие вопросы?

-Мы работаем по всей России и странам СНГ. Звоните в ЗАО “АСП” +7 (499) 380-83-05, мой добавочный номер 409. Все расскажу и проконсультирую уже детально по определенному предприятию.

 

МНЕНИЕ БИЗНЕСА

Многие считают вопреки мнению Вострикова, что спешка в этой сфере ставит под угрозу безопасность и может привести к неоправданным финансовым затратам.

 Марина Балабанова (региональный вице-президент по корпоративным отношениям в России и СНГ Danone) отмечает, что ускоренное внедрение ЭДО неизбежно связано со сложными процессами в тех компаниях, где его ранее не было, что временно парализует их деятельность.

Алексей Парфентьев (руководитель отдела аналитики «Серчинформ», разработчик средств информационной безопасности): Внедрение системы с нуля в авральном режиме может быть опасно: вопросы защищенности в таких случаях всегда неприоритетные, добавляет . Личный компьютер, к примеру, должен иметь терминальный доступ в корпоративную инфраструктуру, а у каналов перемещения информации должна быть криптозащита.

 Андрей Григоращенко (Заместитель гендиректора УК «Дамате»): В компании большинство процессов уже идут в ЭДО. При этом, отмечает он, при транспортировке продуктов не всегда есть доступ к электронным документам, поэтому полностью от бумаг избавиться нельзя.

Поэтому мы рекомендуем не спешить, и прежде всего проконсультироваться со специалистами, чтобы они постепенно перевели ваш бизнес-процесс в электронный документооборот, который по очевидным преимуществам необходим не только в условиях пандемии.

Есть что сказать? Пишите в комментариях. Ставьте класс и делитесь в соц. сети.
Хотите рассказать свою историю? Пишите в редакцию nika@aspcom.ru

С уважением к Вашему делу, Ника Черемухина

Источник: Коммерсантъ